Antes de brindarte toda la información necesaria sobre la cuenta de cobro, es importante que sepas si tu negocio está habilitado para utilizarla. Quizás creas que no tienes ningún problema en ello, pero puede que estés equivocado. Por ello te animamos a que realices dicha averiguación.
Teniendo en cuenta lo anterior, pasamos a comentarte todo lo relacionado al formato de cuenta de cobro, el cual es un documento que ha tenido mucha presencia en Colombia en los últimos años.
¿Qué es una cuenta de cobro?
En síntesis, la cuenta de cobro se trata de un documento que es generado por una persona hacia otra con el propósito de demandar, exigir o solicitar el pago por la realización de un trabajo o servicio.
Algo que debes tener en cuenta al respecto es que la cuenta cobro funciona ante la Dian, por lo cual si una persona emite este documento y al mismo tiempo genera una factura por dicho servicio, quien reciba el documento deberá generar de manera extra un oficio para realizar la equivalencia del mismo.
Cabe mencionar que la cuenta de cobro está reglamentada bajo el artículo 616-2 del E.T. Según este, cualquier persona que ofrezca servicios o venda algún producto no tiene la obligación de presentar facturas de venta, así esté en el régimen simplificado del IVA. Tampoco son necesarios documentos como tiquetes de caja para presentar como respaldo de una factura.
Cómo hacer una cuenta de cobro en 2021
Para realizar una cuenta de cobro deberás tener presente una serie de especificaciones que a la larga te servirán para no solo abrir una cuenta de este tipo, sino, además, para llevar un correcto control.
- Indicar la forma de pago: es importante que el documento indique la cuenta bancaria a donde irá el dinero. Asimismo, debe ir registrado una fecha tope para el pago. Lo recomendable es que sea entre 15 y 45 días de la fecha en la que se brindó el servicio o vendió el producto.
- Lleva una orden: si bien no se trata una obligación, es muy valido para que no se traspapelen las cuentas y recibos de pago. De esta manera sabrás si alguien te debe o quien ya te ha pagado.
- Especifica los detalles del servicio o producto: siempre es importante que indiques lo que el cliente está recibiendo. Esto te servirá para el futuro en caso de algún tipo de quejas.
- Brindar una copia del RUT: es recomendables lo entregues junto a la cuenta de cobro. Esta opción te puede ayudar en caso de que el cliente deba realizar algún tipo de retención, así evitas errores en dicha actividad.
- Indicar valores adicionales: recuerda anexar todo valor en el documento, ya que, sino lo haces después podría ser improbable que te realicen el pago.
Modelo de ejemplo de cuenta de cobro
Para que solo tengas que llenarla con tus datos, a continuación, te presentamos un modelo ejemplo de una cuenta de cobro. En sí, es muy sencilla. Estos son los datos que debe tener cualquier documento de este tipo:
- Nombre de la empresa a la que se emite el pago
- NIT
- Nombre de la persona que recibe el pago
- Suma total del producto o servicio
- Indicativo de (los) conceptos
Al finaliza se debe agregar el teléfono, dirección, fecha y lugar, nombre de la persona quien cobra y, opcionalmente, puedes agregar el número de la cuenta bancaria.
Descargar plantilla de cuenta de cobro en Word
Te dejamos un link de descarga para que realices la descarga de una plantilla de cuenta de cobro. De esta manera, se te hará mucho más simple llenarla. Algo que debes tener en cuenta es que la persona que realizó el pago por los servicios o productos debe generar, de manera obligatoria, el “Documento equivalente”, esto por ser parte del régimen común.
Sin embargo, en caso de no ser parte del mismo tendrá que pedirle al vendedor que le brinde un documento que funcione como prueba de la compra o servicio adquirido.
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