Todos saben que una empresa debe tener como meta a corto plazo el consolidarse en el mercado y aumentar su notoriedad ante público, para así lograr un emprendimiento favorable. Pero ¿podrías estar olvidando algo?…
Solo la experiencia te enseña que es esencial contar tácticas que te otorguen mayor accesibilidad y facilidad administraba en la realización de trámites mercantiles, fiscales y comerciales de tu organización, de lo contario, las complicaciones burocráticas y el anonimato podrían pasarte factura. Es allí donde Registro Único de Empresarial y Social cumple un rol estratégico como mecanismo integrador de las dimensiones antes mencionadas.
Por un lado, el RUES funciona como una plataforma virtual integrada que brinda referencias “en caliente” sobre cualquier empresa, propia o de terceros, inscrita en alguna de las cincuenta y siete (57) Cámaras de Comercio a nivel nacional. Para ello, cuenta con varias formas de búsqueda.
Por otro lado, les brinda a los afiliados la oportunidad incorporarse formalmente a la mancomunidad de empresas de Colombia y compartir información sobre la dinámica comercial.
¿Qué es el RUES y para qué sirve?
La palabra RUES corresponde a las siglas de Registro Único Empresarial y Social. Este registro tiene hacedero legal en las normas establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia el 24 de mayo del año 2017 que, a su vez, está encargada de la supervisión, control e instrucción de las Cámaras de Comercio. [Descargar normativa].
🔷 Ventajas del RUES
✅ Facilidad administrativa
- Permitió impulsar el proyecto de Taquilla Única en aras de facilitar los trámites por internet para la creación, operación y fortalecimiento de las empresas del país.
- Puedes contar con un banco único para acceder al sistema de seguridad social de tus unidades productivas. Esta información es entregada a MinTrabajo, pero es gestionadas a través de las Cámaras de Comercio.
- Permite al público diferenciar los NIIF de las empresas, según de los criterios del Consejo Técnico de Contaduría Pública.
- Sirve como gestor virtual de las consultas y trámites de registros mercantiles.
- Permite tramitar certificados de Registros, matriculación y renovación en las Cámaras de Comercio.
✅ Estrategia comercial, organización y crecimiento
- Puedes verificar si el nombre de tu empresa es único. Es decir, podrás cuidar que ninguna otra empresa tenga un nombre similar.
- Los usuarios tendrán a disposición una data con el universo de empresas para poder vinculare con ellas.
- No sólo será útil para diseñar estrategias de marketing, sino para conocer estadísticas, sino para diseñar e incorporar a las empresas en el desarrollo de políticas que las beneficien dependiendo del sector.
- Tendrás apoyo jurídico y asesoría legal para evaluar la conveniencia de tus movimientos admirativos.
- Servir como “vitrina abierta” para que las personas contratistas y posibles clientes conozcan sobre las constitución económica, financiera y organizativa de tu empresa
- Contarás tener referencias públicas y antecedentes verificables.
🔷 ¿Dónde se tramita?
Para poder afianzar tu emprendimiento comercial legalmente, es esencial que estés inscrito al RUES. Esto es se tramita a través de las Cámaras de Comercio. Hay 57 cámaras repartidas en todo el país; lo más seguro es que haya en tu localidad. Podrás seguir las instrucciones que allí te indiquen para incorporar tu organización en la plataforma virtual. Esto un proceso totalmente gratuito.
Que información se maneja en el RUES
Estos datos, completamente verificables, hacen del registro único empresarial y social una fuente confiable de información. Al final, este sistema hará que tus potenciales clientes puedan verificar tu constitución, crecimiento y movimientos de capital y así transmitir fiabilidad y transparencia.
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Datos de identificación y ubicación
En cada expediente empresarial del RUES se muestra la información básica de identificación de las organizaciones. En este orden de ideas, la búsqueda de información puede hacerse mediante el ingreso del NIT, razón social o por nombre y apellido (si es persona natural). Además, podrás tener los pasaportes y números de identificación de las personas asociadas a las empresas.
La empresa estará vinculada a un domicilio principal (municipio, departamento, país y barrio) y a medios de contacto (teléfonos, correos y dirección para notificaciones judiciales).
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Datos económicos y financieros
Dentro de cada expediente, las categorizaciones de datos económicos se harán según el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) y la carga de movimientos financieros corresponderán al año de calendario anterior, expresándose las cifras en pesos colombianos y sin decimales.
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Registro mercantil
Se podrás ver el registro mercantil de cada organización [ver Registro Mercantil].
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Estatus y fundación
Los usuarios podrán tener una idea del tamaño de la empresa y sus orígenes, a partir de la información de los aportes de activos, laborales, de dinero y de la composición del capital. Esto podrá relacionarse con la etapa de crecimiento de la empresa (pre-operativa, en reestructuración, concordato, intervenida u otro estado)
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Organización y establecimientos
Saber sobre el tipo de sociedad que le da origen a tu empresa es importante para efectos fiscales y de contratación. Por lo que esta información aparecerá de manera transparente, al igual que el número de establecimientos que conforman la empresa, bienes raíces y su actividad económica específica.
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Antecedentes y referencias
En el registro hay referentes sobre la solicitud de créditos por parte de cada empresa, con la especificación de entidades y oficinas de tramitación. Además, tiene, por lo menos, dos referencias de otros comerciantes inscritos en el registro.
¿Qué tipo de entidades están en el RUES?
Dependiendo del tipo, la empresa se incribirá dentro de un registro distinto dentro del sistema virtual. Al momento de hacer una búsqueda por avanzada debes tener una idea, más o menos clara, de la naturaleza de la empresa para aprovechar al máximo lo dones de la plataforma digital.
🔷 Registro Vendedores de juegos de suerte y azar:
- Se cuenta con una data de las personas jurídicas y naturales autorizadas para gestionar y vender juegos de suerte y azar. [ver Registro de vendedores juegos]
🔷 Registro para Economía solidaria, Veedurías ciudadanas, ONG extranjeras y entidades sin ánimo de lucro –ESAL.
- Las economías solidarias están vinculadas con organizaciones que funcionan de forma cooperativa, con fondos de empleados o asociaciones mutuales. [Ver registro de economía solidaria]
- En el caso de las empresas que trabajan cumpliendo roles de vigilancia a entidades públicas o privadas, relacionadas con a la gestión del Estado, son clasificadas como veedurías [Ver registro de Veedurías ciudadanas]
- También se incorpora al RUES la data de organismos extranjeros que se desempeñan sin ánimos de lucro en territorio nacional, incluyendo a las ONG [ver registro de ONG y EEDP]a
🔷 Entidades sin ánimo de lucro –ESAL
Las entidades sin ánimos de lucro también son monitoreadas y controlados por el registro único empresarial y social. Es importante que los nombres y teléfonos sean mismos que aparecen en el RUT y en formulario adicional de registro con otras entidades. En este caso, es necesario también contar con el Registro Único Tributario, el Formularios RUES y Formalización del Registro Matrícula Mercantil.
🔷 Registro Único de Proponente
Alberga la data de todas las empresas que se han postulado para contratos con el Estado Colombiano [ver Proponentes]
Consultar RUES por Nombre y NIT
Ya teniendo claro que tipo de información te encontrarás en el RUES y la utilidad que tiene para tu organización, es hora de que aprendas, paso a paso, cómo hacer búsquedas en base de datos. No se trata de una tarea difícil, pero si hay que tener en cuenta varios elementos para hacerlo de forma óptima.
1. Consulta por NIT
Existe un apartado específico para la búsqueda de empresas a partir del número de identificación tributaria (NIT); esta tiende a ser la búsqueda más común y exacta. Sin embargo, debes tener correctamente escrito este dato para que la búsqueda pueda ser fructífera.
PASO1 – Introduce el NIT: Una vez estando en la página de inicio (ir) , introduce en el NIT de la empresa. No debes dejar espacios o poner guiones entre los números. Ahora, pincha el botón de CONSULTAR. Enseguida, te llevará a la sección de consultas.
PASO 2 – Seguridad: Te solicitará que marques la casilla “No soy un robot” para efectos de seguridad del sitio web. Oprime el botón enviar.
PASO 3 – Infórmate: Te aparecerá la información de la organización según la data manejada por la cámara de comercio correspondiente. Al lado derecho, verás un resumen de la información existente para hacer más fácil tu búsqueda.
PASO 4 – Profundiza: Revisar toda la información disponible. Podrás darles clic a las letras en signos (+) para desplegar una lista con más información para cada sucursal según cada categoría o bloque de información.
2. Consulta RUES por nombre
Si no dispones del NIT, puedes hacer una búsqueda más avanzada partiendo del nombre de la empresa o razón social.
PASO 1 – Tipos de búsqueda: En la parte de debajo de la pantalla, aparecen varias herramientas de búsquedas (6 formas de búsquedas).
Estas herramientas se relacionan estrictamente con la información que quieres ver, según el tipo de empresa. Sin embargo, todas tienen la opción para buscar por NIT y por nombre. En este sentido, tantea cada forma búsqueda para ver cuál es el de tu conveniencia.
PASO 2 – Elige la herramienta: Una vez tengas identificada el tipo de información que desees visualizar, dale clic al botón azul “CONSULTAR” de la herramienta correspondiente.
PASO 3 – Elige la pestaña correcta: Una vez dentro de la herramienta de búsqueda, pulsa el botón “NOMBRE / PALABRA CLAVE” que está posicionado de segundo.
PASO 4 – Busca en la lista: Ahora, pon el nombre que quieres ubicar dentro del registro. El resultado será un listado de empresas que coinciden con el nombre. Trata ubicar el registro que crees podría ser el correcto según tu objetivo.
PASO 5 – Escoge la ficha correcta: Te darás cuenta que aparece el ícono de (+) de color azul claro al lado de cada registro. Esto te desplegará una pequeña ficha con la mención de la “categoría” y la “organización jurídica”. Si le das al botón de “DETALLES” profundizará la información.
PASO 6 – Seguridad: Te pedirá que marques una casilla de verificación para comprobar que no eres un bot.
PASO 7 – Profundiza la información: Te dará toda la información mercantil, financiera, comercial, organizativa y/o material de la empresa que esté buscando. La información que esté disponible dependerá de la información que, efectivamente, haya cargado la empresa dentro del Registro único.
Consultar RUES antiguo
Se trata de la data del RUES que fue cargada antes de la promulgación del artículo 11 de la ley 590 de 2000. En ese momento, sólo se incluía la información de los registros mercantiles y el registro único de proponentes.
Por esa razón, no estará disponible ningún dato concerniente a entidades sin ánimo de lucro, registro nacional público de veedores de juegos de suerte y azar, registro público de veedurías ciudadanas, registro nacional de turismo, registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro o registro de la economía solidaria.
Las búsquedas se realizan con las mismas herramientas, pero verás que esas fichas tendrán información más reducida.
PASO 1: Al realizar una búsqueda por NIT o por nombre, verás que los resultados te llevan siempre a un expediente, donde está el registro mercantil. En esta pantalla, verás que hay un botón rojo llamado “Comprar certificado”.
PASO 2: Te aparecerá una nueva pantalla donde deberás escoger la opción “SOLICITUD”. Aquí podrás buscar la empresa por distintos referentes. Ya sabes cómo hacerlo a través del NIT y el nombre. Las demás opciones tampoco son tan distintas.
PASO 3: Introduce el número de identificación de la empresa o persona natural (cédula, NIT o pasaporte) y dale clic a BUSCAR.
PASO 4: Elige la cantidad y tipos de certificado que pondrás en tu carrito de compra.
PASO 5: Valida tus Nombre, apellido, teléfono, email, país, ciudad y dirección fiscal. Acepta los términos y condiciones.
PASO 6: Te llevará a un formato de factura, donde debes escribir tu correo y validar la información.
PASO 7: Te llevará al módulo de pago.
PASO 8: Vuelve al paso 2, pero esta vez elige la opción “DESCARGAR. Tendrás hasta 48 horas después de pago para gestionar a descarga. También ten en cuenta que el certificado podrá verificarse en el sistema sólo una vez.
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