¿Qué es Kardex y cómo utilizar este formato de contabilidad?

En este artículo te vamos a mostrar este método y como utilizar la Tarjeta Kardex para optimizar el inventario de tu empresa. Lo haremos a través de ejemplos operativos en excel para que puedas entender la utilidad de este modelo de gestión de inventarios, su aplicación para la estimación de costos y para el control de los activos.

Tener el inventario de tu empresa al día podría marcar la diferencia entre el éxito o la quiebra. Inclusive, si no eres dueño de empresa, contar con un sistema operacional de gestión que permita tener la información lo más cercano a la realidad actual de tu inventario, te ahorrará dolores de cabeza en tu trabajo.

tarjeta kardex

 

El orden, el control de salidas y entradas y el manejo de indicadores contables son tres principios que rigen el modelo Kardex. En este sentido, conjugar estos aspectos de otra forma involucraría una revisión permanente del estado del inventario nuevo y viejo.

Sin embargo, cuando se tiene un control de inventario “desde el principio”, que implique el control y contabilidad de las salidas y entradas y una actualización automática de costos y, en consecuencia, de los precios, todo se facilita. Por eso, el Kardex ha evolucionado con el pasar de los años.

Antes era una hoja impresa que se llevaba manualmente. Ahora, este principio rige el funcionamiento de programas especializados de inventarios. Por lo que entender sus fundamentos te permitirá entender estos programas y el funcionamiento de una empresa sustentable.

¿Qué es la tarjeta Kardex?

La tarjeta Kardex u Hoja Kardex hace referencia al formato integral de inventario, físico o digital, para mantener el registro de las entradas y salidas de activos e insumos de una empresa u organización.

Este formato permite tener conocimiento tanto de las existencias, el tránsito y la distribución de materiales, pero también permite calcular los costos inherentes, sin tener que hacer inventario en físico.

Entender Kardex con un ejemplo

Partamos de una situación hipotética donde tienes un tanque de agua subterráneo, de difícil acceso, de 12.000 litros de agua.

Si llevas un buen control, podrás detectar que, en el transcurso de una semana, hubo un gasto de 3.000 litros de agua. Posteriormente, se dio un nuevo suministro / entrada de 1.000 litros de agua al tanque. En tal caso, no tendrías que revisar el tanque a cada rato para saber que cuentas con 10.000 de agua almacenados. ¡Así funciona el sistema Kardex!

La mayoría, por no decir todos, los sistemas de inventario actuales se basan en este sistema un control. A través de sensores automáticos o de entradas de información amigable para tránsito masivo, se puede llevar el control de la cantidad de productos, muebles comprados, vendidos, devueltos, deteriorados y desincorporados; al igual que la estimación del costo de estos elementos dentro de una estructura contable.

¿A qué aplica el Kardex?

El Kardex aplica tanto para la comercialización, como para el control de activos fijos, insumos de funcionamiento interno, equipos, consumibles, móviles, y cualquier elemento del patrimonio y estructura contable.

La clasificación no depende del tipo de producto, si no su estatus y uso dentro de la empresa. Por ejemplo, una escoba, dentro de una tienda de ventas de productos de limpieza, se considera parte inventario de ventas. Sin embargo, dentro de una empresa, es un activo móvil.

¿Cómo estimo los costos con la Tarjeta Kardex?

El Kardex no solo lleva una relación de las cantidades de producto, sino que te genera los cálculos (o los insumos para los cálculos) para estimar el costo de los rubros. Para ello, parte de la información del costo de adquisición de las entradas (viejas y nuevas) y estima el costo promedio.

Esto permitirá colocarle un precio / valor justo a los productos dependiendo de los costos actuales del mercado.

Estructura de una hoja Kardex

A pesar de que la apariencia y disposición de los datos en el formato Kardex puede variar dependiendo de quién los construya, los datos elementales siguen siendo los mismos:

Datos básicos de un Kardex

✅ Fecha del movimiento: que ubica la fecha de la transacción

✅ Tipo de movimiento: compra, venta, devolución, desincorporación, incorporación, etc.

✅ Producto (opcional): donde se identifica el nombre, marca y característicos diferenciales del producto, de manera muy resumida.

✅ Entrada: Cantidad de productos, valor unitario (unidad moneda) y valor total de la entrada (unidad moneda)

✅ Salida: Cantidad de productos, valor unitario (unidad moneda) y valor total de la salida (unidad moneda)

✅ Saldo: que se obtiene restando la salida de las entradas.

Estructura del Kardex en sistemas informáticos

En los sistemas informáticos, los datos podrían aparecer de forma muy distinta. Incluso, podría haber pantallas con detalles, integración o esquematización de los movimientos globales.

La entrada de información en el Kardex tiende a hacerse por la lectura óptica del código de barras de los productos (lector láser). Solo se cargan los costos, y el algoritmo se calcula el costo promedio

Tipos de formato Kardex

El formato de Kardex puede variar dependiendo del tipo de la priorización de los productos que salen: con viejo costo o con nuevo costo. Esto, indudablemente, repercute sobre el valor/precio de cada transacción.

Los balances contables dan cifras muy parecidas, pero los métodos obedecen a necesidades de tránsito de activos y salidos de productos distintos. En resumen;

✅ A veces tendrás la necesidad de movilizar que se adquieren primeros y,

✅ En otras ocasiones, tendrías la necesidad de salir de los más recientes.

✅ En la mayoría de los casos, podrías hacerlo de forma indistinta y solo tendrías que manejarte con costos promedios.

✅ Veamos esto con más detalle.

1. Método promedio ponderado

En este caso, la variación de los costos de las entradas, en distintos momentos de adquisición, afecta el precio o el valor promedio de los activos o productos de la organización.

Por ejemplo, si en una mueblería, el 10 de mayo se adquieren mediante los proveedores de costumbre, una cantidad de diez y seis (16) colchones ortopédicos de una marca “X” a un costo de 6.500$; pero luego, el 29 de mayo, se hizo una segunda compra de siete (7) colchones a un precio a 8.000$ ¿Cuánto es el costo de la requisición?

En este usa el método ponderado para promediar el costo total de la mercancía. En este caso, se suma el costo de cada producto de la entrada y se divide entre la cantidad de productos. Es decir:

Ejemplo de cálculo ponderado de costos en el Kardex

  • Primera compra: 16 colchones x 6.500 $ = 104.000 $
  • Segunda compra: 7 colchones x 8.000 $ = 56.000 $
  • Total= 160.000 $ total de la inversión / 23 colchones =
  • Costo actualizado de cada colchón = 6.956,5 $

Ejemplo de cálculo ponderado de precios en el Kardex

  • A partir del costo puede establecer un rango de ganancia actualizado. Por ejemplo, si estipulas una ganancia del 30% para cada colchón=
  • 10 de mayo = 6.500 $ + 30% de ganancia = 6.500 $ costo + 1.950 $ ganancia = 8.450 $ precio anterior
  • 29 de mayo = 6.959,5 $ + 30% de ganancia = 6.956,5 $ costo actualizado + 2.087,7 $ ganancia actualizada = 9.047 $ precio actualizado.

Ver ejemplo, vendiendo 20 colchones:


que es kardex


2. Método Pesps

Partiendo del mismo ejemplo, vemos que los productos de la primera compra, realizada el 10 de mayo, deben ser priorizados para su salida. Por ello, el precio debería de ese lote debería más barato y, los productos comprados el 29 de mayo, debería ser vendidos a mayor precio por tener mayor coste.

Si se vendiesen 20 colchones, quedaría de a siguiente forma:

  • Se vende primero 16 colchones x 6.500 $ = 104.000 $ (de la Primera compra)
  • Luego se vende 4 colchones x 8.000 $ = 32.000 $ (parte de la segunda compra)

Ver ejemplo:


kardex ejemplos


3. Método UEPS

En este caso, se prioriza la salida de los productos que entraron de último. En el ejemplo, vemos que las unidades de la última compra, realizada el 29 de mayo, salen de primero. Por ello, el precio debería de ese primer lote debería ser mayor que los productos comprados el 10 de mayo, que se venderán luego.

Si se vendiesen 20 colchones, quedaría de a siguiente forma:

  • Se vende primero 7 colchones x8.000 $ = 56.000 $ (de la Primera compra)
  • Luego se vende 13 colchones x 6.500 $ = 104.000 $ (parte de la segunda compra)

Ver ejemplo:


tarjeta kardex


Beneficios de control de inventarios con formato kardex

  • Puedes consultar el inventario en cualquier momento de manera fácil y rápida.
  • Puedes saber la cantidad existencias y el valor asignado, a pesar de la diferencia de costo en la adquisición.
  • Te genera una cronología de los movimientos. En digital, puedes usar filtros para cada uno de los parámetros.
  • Puedes hacer proyecciones de los movimientos y prever la compra de insumos.
  • Puedes saber la cantidad de unidades vendidas, compradas, devueltas, incorporadas o desincorporadas y la cantidad de materia prima se ha gastado.
  • El formato puede usarse para hacer inventario físico al azar de almacenes, haciendo comparación entre los reportados y los hallados.
  • Es insumo para la toma de decisiones ejecutivas.

Descarga plantilla kardex en Excel

¡Queremos facilitarte las cosas! Aquí te dejamos una plantilla automatizada del Kardex (en Excel) para que empieces a registrar tus movimientos sin perder demasiado tiempo.

Solo hace falta que le des clic al enlace. Una vez estés dentro, puedes crear duplicados de la hoja pinchando sobre el nombre de la misma y seleccionando la opción “Crear una copia” y “aceptar”.

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